就活の電話折り返しマナー｜基本手順とケース別トーク例文で安心

就活の折り返し電話は「気づいたらすぐ」が基本。まずはこの手順とセリフでかけよう

結論から言うと、企業からの不在着信は原則として折り返します。そして気づいた時点でできるだけ早くかけるのが最善です。遅い時間に気づいたなら、翌営業日の営業時間内でかまいません。

覚えておきたい基本ルールは次の3つだけです。

• 企業からの不在着信は原則折り返す(留守電に「またご連絡します」とある場合を除く)
• 気づいたらできるだけ早く。夕方以降なら翌営業日の午前に回す
• 静かで電波の良い場所から、メモを持ってかける

折り返しの手順は、次の4ステップで固定しておくと迷いません。就活の電話は突然かかってくるものなので、型をひとつ決めておくだけで慌てずに済みます。

そのうえで、「折り返し電話ではなんて言うのか」という最大の疑問に答えます。第一声は、次の形をそのまま使えば十分です。

【編集部作成の例文】
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。先ほどお電話をいただいたにもかかわらず、出ることができず申し訳ございませんでした。採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

この一文に必要な要素はすべて入っています。名乗り、出られなかったことへのお詫び、取り次ぎのお願いの3点です。敬語を完璧に組み立てようとするより、この3点を落とさないことのほうがずっと大事です。

担当者に代わってもらえたら、もう一度名乗り直してから用件に入ります。「お世話になっております。◯◯大学の◯◯です。先ほどはお電話をいただきありがとうございました」と続ければ自然です。

なお、話し言葉では「貴社」ではなく「御社」を使います。メールと電話で使い分けがある点は、御社と貴社の使い分けの解説記事で確認しておくと、電話中に迷わなくなります。

電話マナーで不安になる気持ちは分かりますが、折り返しの電話1本で選考の合否が決まることは、筆者の経験則では考えにくいものです。ただし、連絡がつかない状態が続くと辞退とみなす運用の企業もあるため、放置はしないでください。まずは早くかけることを優先しましょう。

折り返し電話はいつまでに・何時にかける?

期限の目安は「気づいた当日中」、時間帯の目安は「午前10〜12時と午後14〜16時ごろ」です。ここで挙げる時間・回数の数字は統計ではなく、あくまで筆者の経験則による目安として読んでください。企業の業種や勤務形態によって適切な時間帯は変わります。

当日中に折り返せるときの目安時間帯

日中に不在着信に気づいたなら、その日のうちに折り返すのが理想です。ただし、次の時間帯は担当者がつかまりにくく、避けたほうが無難です。

• 始業直後(おおむね9〜10時):朝礼やメール確認で慌ただしい
• 昼休み(12〜13時ごろ):席を外していることが多い
• 終業間際(17時以降):打ち合わせや退勤準備と重なりやすい

逆に、10〜12時と14〜16時ごろは比較的つながりやすい時間帯です。「16時以降の折り返しはNGですか」という質問をよく見かけますが、NGではありません。16時台ならかけて問題ありません。ただし終業間際に近づくほどつながりにくくなる、と理解しておけば十分です。

授業やアルバイトで日中に電話できないこともあるでしょう。その場合は無理に授業の合間に駆け込みでかけるより、落ち着いて話せる時間を確保してかけたほうが、結果的に話が早く済みます。

夕方・夜に気づいたら翌日の午前でいい

17時以降、18時以降に不在着信に気づいた場合は、翌日の営業時間内に折り返すのが無難です。判断の軸はシンプルで、「相手の就業時間内かどうか」だけを考えます。筆者の経験則による目安ですが(業種・企業により異なります)、18時前後を終業時刻とする企業が多いため、それを過ぎていれば翌日午前に回します。

翌日の折り返しになっても、冒頭にお詫びを一言添えれば大きな問題にはなりません。筆者の経験則では、翌日の折り返しが理由で評価が下がることはまずありません。むしろ、22時に電話をかけてくるほうが時間感覚を疑われます。

土日・祝日に着信に気づいた場合も同じ考え方です。企業が休みなら翌営業日の午前で問題ありません。ただし小売やサービス、土日にも説明会を開いている企業など、休日も稼働している場合は当日中に折り返してかまいません。着信があった曜日と企業の業態から判断してください。

大事なのは、「遅い時間だからかけられない」と気づいた時点で、翌朝かけることを予定に入れておくことです。翌日になると忘れてしまい、そのまま数日放置するのが一番避けたい状態です。

折り返し電話、実はここしか見ていない

筆者が見てきた現場では、折り返しの電話で重視されるのは「速さ」でした。完璧なマナーより、早く連絡が取れることのほうが実務上ありがたい、という単純な話です。

企業が学生に電話をかけるとき、多くは日程の調整や選考結果の連絡など、先に進めたい用件を抱えています。担当者としては、連絡がついた時点でその用件が片づきます。だからこそ、折り返しは早ければ早いほど良いと考えてください。

そのうえで押さえておきたいのが、担当者が不在だったときの動き方です。取り次ぎをお願いして不在だった場合は、留守番電話にメッセージを残すか、メールで「お電話しました」と伝えておけば十分です。何も残さずに切ってしまうと、着信履歴だけが残り、相手は誰からの連絡か判断できません。

さらに一歩進めるなら、折り返しの行き違いが続いたときの対応です。お互いにかけ直しを繰り返して連絡がつかない状態になったら、メールで「電話可能な日時」を先に伝えてしまうのが確実です。「明日は10時から12時、15時以降であれば電話に出られます」と書いておけば、担当者はその枠に合わせてかけられます。自分から行き違いを解消しにいく学生は、実務的にとても助かる存在です。

一方で、学生が気にしているほど採用側が気にしていない点もあります。たとえば、多少ぎこちない言葉遣いや、緊張して噛んでしまうこと。電話にすぐ出られないこと自体も、学生には授業があると分かっているので織り込み済みです。着信履歴が残ることも前提で運用されています。

ただし、電話も選考の一場面であることは意識しておいて損はありません。筆者の経験では、面接で見ているのは身だしなみ・言葉遣い・姿勢といった基本で、面接室の外ですれ違った社員への挨拶なども目に入ります。電話対応も同じで、選考の場そのものではない振る舞いにこそ、その人の姿勢が出ます。

とはいえ、守るべきことは多くありません。「早めにかける」「大学名と氏名を名乗る」「不在なら留守電かメールを残す」。この3点を押さえておけば、印象は大きく下がりにくくなります。細かい言い回しの不安で電話を後回しにするほうが、よほどもったいない選択です。

かける前の1分準備で失敗が消える

速さが大事とはいえ、着信に気づいた瞬間に反射的にかけ直すのはおすすめしません。1分の準備で、聞き返しやかけ直しの手間が大きく減ります。

かける前のチェックリストは次の4つです。

1. 留守番電話とメールを先に確認する:用件が分かっていればスムーズに話が進みます。「またこちらからご連絡します」と入っている場合は、原則として相手のかけ直しを待ってかまいません。
2. 着信番号から企業名を確認する:番号を検索し、応募中の企業のマイページや選考連絡メールと突き合わせます。企業名が分からないまま折り返すと、第一声で言葉に詰まります。
3. メモ・筆記具・予定表を手元に置く:就活の電話は面接日程の調整が多いため、空いている日程がすぐ見える状態にしておきます。日時・場所・持ち物は復唱して確認する前提で、書き留める準備をしておきましょう。
4. 静かで電波の良い場所に移動する:駅のホームや飲食店からはかけません。声が聞き取りにくいと、用件の伝達そのものが崩れます。

この準備を飛ばして雑にかけると、聞き返しが増え、日程も即答できず、結局もう一度かけ直すことになります。「準備より速さ」と割り切りすぎると、かえって時間も印象も損をします。目安は1分。着信に気づいてから数分以内に発信できれば、十分に早い対応です。

【ケース別】折り返し電話のトーク例文6パターン

ここからは状況別の例文です。「状況→やること→セリフ→ワンポイント」の順で整理しました。セリフはすべて編集部が作成したもので、そのまま使える形にしています。名前と大学名だけ置き換えてください。

留守電あり: 用件が分かっているとき

状況:留守番電話に「面接日程の件でご連絡しました」などの用件が残っている。

やること:用件に触れながら折り返す。日程調整なら予定表を開いてからかける。

【編集部作成の例文】
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。
(担当者に代わったら)お世話になっております。◯◯大学の◯◯です。先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。出られず申し訳ございません。面接日程の件でご連絡をいただいたとうかがいましたので、折り返しお電話いたしました。ただいまお時間よろしいでしょうか。

ワンポイント:用件を先に言うと、担当者は資料を手元に用意しやすくなります。日程を提示されたら必ず復唱して確認しましょう。

留守電なし・担当者が分からないとき

状況:着信はあるが留守電なし。企業名は推測できるが、誰からの電話か分からない。

やること:「◯時ごろお電話をいただいたようなのですが」と切り出し、取り次ぎを依頼する。

【編集部作成の例文】
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。本日14時ごろ、そちら様のお電話番号からご連絡をいただいたようなのですが、あいにく出ることができませんでした。ご用件をうかがえればと思い、折り返しお電話いたしました。恐れ入りますが、ご担当の方にお取り次ぎいただけますでしょうか。

ワンポイント:担当者名が分からないことを恥じる必要はありません。「新卒採用の件でご連絡をいただいたかと存じます」と添えると、取り次ぎ先が絞られて話が早くなります。「恐れ入りますが」のようなクッション言葉は電話で使い勝手が良いので、クッション言葉の一覧記事で言い換えのバリエーションを持っておくと安心です。

営業時間外・翌日になったとき

状況:19時に着信に気づいた、または翌日まで折り返せなかった。

やること:翌日の午前に、お詫びを一言足してかける。

【編集部作成の例文】
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。昨日17時ごろにお電話をいただいておりましたが、気づくのが遅くなり、本日のご連絡となってしまいました。申し訳ございません。ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

ワンポイント:お詫びは一言で十分です。長々と言い訳を重ねると、かえって用件に入るまでが遠くなります。「気づくのが遅くなり申し訳ございません」でひと区切りにしましょう。

非通知・知らない番号からの着信だったとき

状況:非通知や、検索しても企業名が出ない番号からの着信。

やること:非通知は折り返しようがないため、まず応募中の企業のマイページとメールを確認し、心当たりがあれば自分からメールやマイページで能動的に問い合わせます。そのうえで、日中に電話に出られる状態を整えて再度の着信に備えましょう。

【編集部作成の例文】
(相手から再度着信があった場合)お電話ありがとうございます。◯◯大学◯◯学部の◯◯です。先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。

ワンポイント:番号が分からないまま不安を抱えるより、選考が進んでいる企業に対して「連絡がつきやすい時間帯」をメールで伝えておくほうが建設的です。就活期間中の留守番電話サービスは、契約プランによって仕様が異なるため、可能であれば有効にしておきましょう。

2回以上出られなかったとき

状況:同じ企業からの電話を2回以上逃してしまった。

やること:お詫びを少しだけ丁寧にし、こちらから電話に出られる時間帯を伝える。

【編集部作成の例文】
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。何度もお電話をいただいていたにもかかわらず、出ることができず大変申し訳ございませんでした。ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。
(用件を終えたあとに)恐れ入りますが、平日は10時から12時、15時以降でしたら確実にお電話に出られます。もし次回ご連絡をいただく際は、その時間帯にお願いできますと幸いです。

ワンポイント:お詫びの強さは回数に比例させますが、卑屈になる必要はありません。むしろ「次はつながる」と相手に思わせる情報を渡すほうが実務的です。用件が内定の連絡だった場合は、その場で無理に結論を出さず、まずは折り返しの第一声と御礼までに留め、回答期限を確認してから改めて連絡しましょう。企業によって期限の運用が異なるため、期限内に連絡し、判断に迷う場合は正直に相談してください。

なお、全ケース共通で「本日はお忙しいところありがとうございました。失礼いたします」と締め、相手が切ったのを確認してから切ります。敬語の基本を整理しておきたい場合は、就活で使う言葉遣いの基本記事もあわせて確認してください。

折り返してもつながらないときはどうする?

折り返したのに相手が出ない、担当者が不在——これも珍しくありません。結論として、必要以上に連続でかけ直さず、留守電かメールで足跡を残すのが正解です。以下の回数・日数はすべて筆者の経験則による目安です。

かけ直しは時間帯を変えて2回まで

同じ日にかけ直すなら、2回程度までにとどめます。午前にかけてつながらなければ、次は午後というように時間帯を変えるのがコツです。10分おきに何度もかけるのは、相手の着信履歴が埋まるだけで逆効果になりかねません。

担当者が不在だと分かった場合は、「何時ごろお戻りになりますでしょうか」と確認し、その時間以降にかけ直すと無駄がありません。合わせて、「◯◯大学の◯◯から電話があった旨をお伝えいただけますでしょうか」と伝言をお願いしておくと、行き違いが減ります。

留守番電話につながった場合は、20〜30秒でまとまるように話します。

【編集部作成の例文】
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。本日14時ごろお電話をいただいた件で、折り返しご連絡いたしました。また改めてお電話いたしますが、本日は17時まで、明日は10時以降であれば電話に出られます。お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。失礼いたします。

つながらないときのメール併用

夜になってしまった場合や、何度かけてもつながらない場合は、メールを併用します。要点は3つだけです。

• 電話をいただいた件で折り返したが、つながらなかったこと
• メールで連絡している理由(行き違いのため)
• 電話に出られる曜日・時間帯

本文は「お電話をいただいた件で折り返しご連絡いたしましたが、つながらなかったためメールにて失礼いたします。明日以降、平日10時〜12時と15時以降でしたらお電話に出られます」程度で十分です。件名に「お電話の折り返しの件(◯◯大学・◯◯)」と入れておくと、担当者が用件を把握しやすくなります。

逆に、企業からの折り返しが来ない場合はどうするか。目安としては2〜3営業日待ち、それでも連絡がなければ改めてメールか電話で確認すれば十分です。企業側も他の業務を抱えているため、1日返信がないだけで不安になる必要はありません。

まとめ: 折り返しは「早く・名乗って・お詫び一言」で十分

ここまでの内容を、行動に移せる形で整理します。

• 不在着信に気づいたら、静かな場所へ移動して当日中にかけ直す
• 夕方以降に気づいたら、翌営業日の午前にかける予定を先に決めておく
• 第一声は「大学名と氏名」「出られなかったお詫び」「取り次ぎのお願い」の3点セット
• 担当者が不在なら、留守電かメールで連絡した事実を残す
• 行き違いが続くなら、電話に出られる時間帯を自分から伝える

就活の電話マナーは、この5つを押さえればほぼ足ります。折り返し1本で評価が決まることは、筆者の経験則では考えにくいものです。ただし、連絡がつかない状態が続くと辞退とみなす運用の企業もあるため、放置はしないでください。そのうえで、不安に時間を使うより、電話の先にある面接の準備に時間を配分しましょう。当日の立ち居振る舞いは新卒面接のマナー解説記事で確認しておくと安心です。